L'an 2000 : La prudence plutôt que l'affolement

Jusqu'à maintenant, vous avez entendu parler de tout un éventail de scénarios possibles à propos de l'an 2000 et de son bogue — du pire au meilleur. Bien que plusieurs émettent leur opinion à ce sujet, personne ne sait exactement ce qui va se produire. Malgré l'incertitude, la prudence est de mise et est plus sensée. L'approche préventive suggère tout de même de prévoir quelques étapes bien précises pour diminuer le risque, en guise d'assurance.

Indépendamment de votre position personnelle face à la situation, plusieurs activités et mesures importantes sont en train d'être organisées pour faire face à des problèmes potentiels. Par exemple, les manchettes en provenance du Canada, des États-Unis et du Royaume-Uni démontrent à quel point au niveau national, on s'y affaire avec grande importance. En décembre 1998, à la une du Ottawa Citizen, une manchette faisait mention de la possibilité de l'établissement d'une loi martiale et qu'environ 32 000 militaires canadiens seraient prêts à faire face à toute éventualité et à intervenir au besoin en cas de désordre relié à l'arrivée de l'an 2000. L'article faisait également mention des recommandations de la GRC aux canadiens, les invitant à se garder suffisamment d'argent comptant, de prévoir de la nourriture pour une semaine et de l'eau pour un mois à titre préventif au tournant du siècle prochain. Un article paru le 11 janvier dernier dans le Wall Street Journal informait du déploiement possible de la Défense Nationale pour intervenir dans des situations d'urgence à la suite de l'entrée dans le nouveau siècle. Dans cet article, il était également question des prochains essais de communications qui auront lieu en mai prochain et qui simuleront la perte totale des services téléphoniques à travers les États-Unis. Ce qui impliquera environ 460 000 employés de la Défense Nationale.

Alors qu'au Royaume-Uni Le journal London Time mentionnait que la plupart des effectifs des forces de l'ordre avait annulé tout congé pendant la période de transition du nouveau siècle. De même qu'une équipe d'environ 1 400 détectives sera en état d'alerte pour contrer les criminels qui seraient tentés, entre autres, par la défaillance des systèmes de sécurité des maisons, des commerces et des banques. Parce que la police craint que de nombreuses résidences puissent être inoccupées et que cela les mettraient en position de risque, le Time invite la population à demeurer à la maison pendant cette période.

Pendant que persiste l'incertitude à savoir combien de micro pièces électroniques et de programmes seront affectés par le bogue et à quel point ils le seront, le risque de conséquences majeures n'est pas écarté. Les différents lieux de travail ne sont pas immunisés. Parmi les systèmes à risque il y a ceux qui contrôlent l'énergie, le chauffage, l'eau, la sécurité et système d'alarme, les portes automatiques, les thermostats, l'éclairage, les boîtes vocales et les communications internes. Les différents systèmes de transport pourraient aussi être affectés, ce qui pourrait empêcher plusieurs employés de se rendre à leur travail.

Pour différentes raisons, les systèmes informatiques au travail sont plus susceptibles de subir le bogue de l'an 2000. Ce sont souvent des systèmes moins récents et plus compliqués qui utilisent des applications développées via plusieurs langages de programmation différents. Aussi, de plus en plus de systèmes sont reliés en réseau, à internet ou intranet, à des systèmes centraux et à des serveurs, ce qui soulève davantage d'inquiétude quant au risque de propagation de problèmes à des réseaux entiers.

Les bureaux à domicile et les micro-ordinateurs ne sont pas pour autant immunisés. Plusieurs des ces systèmes, spécialement ceux datant d'avant 1996 pourraient causer des surprises. Les modèles plus récents, de même que les Macs qui se proclament à moindre risque, devraient tout de même être vérifiés. En outre, les services de téléphone, de câble de même que les services internet et intranet pourraient connaître des défaillances rendant l'accès à distance impraticable, du moins pendant certaines périodes. Il pourrait y avoir des délais entre le travail fait à partir d'un poste de travail à domicile qui est tout à fait opérationnel et l'accès à des données ou le transfert de fichiers vers les systèmes corporatifs.

De quelle façon est-ce que le télétravail peut aider?

Le télétravail peut aider à passer la transition de l'an 2000 de la même façon qu'il a déjà été utile dans d'autres situations d'urgence. Plusieurs organisations ont d'ailleurs eu l'occasion d'expérimenter à quel point le télétravail pouvait alléger des interruptions opérationnelles à la suite d'événements comme des tempêtes de neige et de verglas, des inondations, des tremblements de terre, des appels à la bombe, des explosions, des incendies, des pannes de courant, des grèves dans les transports en commun et dans d'autres types de conflit de travail. Conséquemment, de plus en plus d'organisations publiques ou privées incorporent le télétravail dans leurs plans de relève et de recouvrement.

Par exemple, lors du tremblement de terre de 1994 en Californie, plus d'un million de travailleurs ne pouvait rejoindre leur lieu de travail. Le télétravail avait permis à des milliers d'entre eux de continuer à travailler à partir de leur domicile, minimisant ainsi l'impact sur les entreprises et dans certains cas, permettant ainsi la survie de ces compagnies. Malgré les pannes de courant, les services téléphoniques continuaient à être en opération. Le télétravail a été tellement efficace que les organisations gouvernementales ont formé avec le secteur privé un partenariat afin de promouvoir cette forme de travail dans l'élaboration de futurs plans d'urgence.

L'édition de mars 1995 du magazine Focus, citait Susan Herman, directrice générale du département de communication de Los Angeles qui disait: "Plusieurs compagnies étaient incertaines de pouvoir demeurer en affaires ou bien de recouvrir leurs activités assez rapidement pour rester compétitif." Elle ajouta que: " La télécommunication a permis à environ 700 000 personnes de travailler dans la région en opérant à partir de la résidence ou à partir de centre de télétravail, permettant aux entreprises de répondre aux appels de la clientèle, d'effectuer des transactions avec efficacité et de donner l'impression d'un retour en opération plus rapide après le tremblement de terre."

Dans l'Est du Canada et des États-Unis, la grande tempête du verglas au début de 1998 a privé des millions de personnes d'électricité. Ce qui a diminué de beaucoup le nombre de travailleurs disponibles et capables de se rendre au travail, incluant environ 66 000 employés fédéraux d'Ottawa, et ce, pour plusieurs semaines dans plusieurs cas. Dans ce cas-ci, le télétravail a permis à plusieurs d'entre eux de fournir des services en dépit des différentes pannes de courant qui pour plusieurs étaient sporadiques ou temporaires.

Doug Redden, qui était à l'époque le directeur exécutif de "federal government's Institute for Government Information Professionals" était une des victimes. Devant l'impossibilité de se rendre à son travail, il a fait du télétravail pour environ une semaine. Il a dit: " Sans le télétravail, je n'aurais pu être efficace et utile." Ses outils de travail; un ordinateur, des crayons, du papier et le téléphone.

Intégrer le télétravail dans les plans de relève pour faire face aux imprévus de l'an 2000

Sans égard aux conséquences possibles des impairs de l'an 2000, la meilleure protection demeure la prévention. Bien que les priorités demeurent au niveau de la santé, des vies humaines, de la famille et des propriétés, il est important d'avoir une vision prudente en ce qui a trait à la continuité des affaires des entreprises. Le télétravail peut aider à fournir cette continuité et le bogue de l'an 2000 redonne l'occasion aux différentes entreprises d'examiner de nouveau le télétravail comme forme de travail et par le fait même de l'intégrer aux opérations régulières et quotidiennes.

Bien que le télétravail ne s'applique à tous les types de personnes et de travail, il le fait dans plusieurs cas. Afin de limiter les risques d'interruption de services en cas de panne de système ou de courant, il est important de planifier maintenant l'utilisation de la stratégie militaire qui consiste à disperser les actifs (données, fichiers, employés).

La distribution des ressources et le fait d'avoir un plus grand nombre de personnes prêtes à être en télétravail donnent des avantages aux organisations. Les télétravailleurs n'ont pas besoin d'être constamment reliés en réseau. Ainsi, même si les connections disponibles avec les organisations sont partagées, cela n'empêche pas le travail d'être fait, spécialement pour ceux qui sont équipés de systèmes à point et conformes à l'an 2000. Certains pourraient être équipés de génératrices, d'autres d'énergie solaire, d'autres de batteries rechargeables. Dans ces cas, lors de pannes de courant intermittentes, les batteries pourraient être rechargées lors des retours de l'électricité. Pendant les pannes totales de systèmes et de courant, les télétravailleurs peuvent toujours travailler avec un crayon et du papier.

James Wright (wrightj@netcom.ca) président de "Canadian Standard Association's Risk Management Technicall Commitee", et expert reconnu dans la gestion du risque, dit : " Une méthode efficace pour réduire les risques de l'an 2000 est la duplication des moyens de production. Le télétravail peut fournir une bonne protection en offrant la possibilité de continuer les opérations même en cas de panne totale des systèmes sur les lieus des bureaux d'affaires. James Wright est aussi directeur de "Ottawa-based Risk Management Associates".

Que le bogue de l'an 2000 cause ou pas des situations d'urgence, la résidence pourrait être une des meilleures places pour travailler. Premièrement, les systèmes à la maison sont moins à risque et plus faciles à rendre conformes car ils sont moins compliqués. De plus, si le bogue de l'an 2000 devait générer des difficultés au niveau des transports et rendre l'accès au travail difficile ou impossible, plusieurs se verraient dans l'obligation de rester à la maison. D'autres pourraient d'ailleurs ne pas vouloir quitter la maison par mesure préventive selon les différentes recommandations ou même simplement pour être avec leurs enfants dont l'école serait fermée. Le gouvernement du Nouveau-Brunswick a déjà décidé de prolonger le congé des fêtes qui vient, et de laisser les écoles fermées une semaine après le Jour de l'An afin de permettre une meilleure transition. Plusieurs provinces et états pourraient faire de même.

Plusieurs employeurs envisagent aussi d'augmenter la période de congé en considérant, entre autre, que ce sera le cas pour plusieurs écoles, ce qui représentera des coûts administratifs significatifs. Par contre, si un programme de télétravail est en place, cela pourrait répondre tant à leurs besoins et objectifs corporatifs qu'aux besoins individuels de leurs employés.

Quoi faire? L'an 2000 et le télétravailleur/Liste de vérifications

1. Que vous soyez un individu ou un employeur, intégrez le télétravail dans vos plans de relève et de recouvrement. En prévision du bogue de l'an 2000, considérez le télétravail comme une solution possible. Que le bogue vous cause des problèmes ou pas, le télétravail sera en place pour vous aider à faire face à d'éventuelles situations d'urgence.
2. S'assurer que les logiciels et le matériel sont conformes au passage de l'an 2000. Demandez à votre fournisseur (ou employeur) de vous fournir l'information et les correctifs, s'il y a lieu. À moins que vous ne sachiez comment, demandez à un expert de corriger la situation dès que possible, avant que celui-ci ne soit plus disponible.
3. Considérez les différents logiciels qui peuvent vous donner des pistes de solutions, par exemple: Symantec's Norton 2000 et greenwich Mean Time UTA's Check 2000 PC Deluxe.
4. Après avoir vérifié la conformité de vos systèmes, prenez des copies de sécurité.
5. Tant au Canada qu'aux États-Unis, il existe des programmes de réduction de taxes pour des dépenses reliées au remplacement d'ordinateur et logiciel non conformes. Vérifiez les conditions.
6. Si vous êtes inquiets quant au risque de panne de courant, l'énergie solaire ou l'achat de génératrice pourrait être une solution.
7. Si vous êtes un employeur, pensez à améliorer votre programme de télétravail ou à en lancer un.
8. Pensez également à vous préparer une trousse du télétravailleur qui contiendrait des outils de base de travail ; des listes de numéros de téléphone et de mots de passe, des procédures de copie de sécurité et de transfert de fichiers, etc.
9. Investissez dans l'achat d'un système portatif conforme en plus de batteries rechargeables supplémentaires. Pensez également à la formation du personnel ou à lui donner l'assistance nécessaire pour tester l'équipement.
10. Considérez des solutions de rechange aux ordinateurs comme des procédures manuelles et identifiez les tâches qui pourraient être faites en télétravail.

10½. Donnez-nous des suggestions ou d'autres façons d'appliquer le télétravail comme solution, ce qui pourrait faire l'objet de prochains articles.

*The Telework Guys^TM sont: Bob Fortier, Président de l'Association Canadienne du Télétravail et de InnoVisions Canada, et John Edwards, basé en Virginie, qui est président exécutif de Telework Analytics International. Ils sont tout les deux membres de l'Association International de teletravail (M. Edwards en est le Vice-President). © Copyright 1999, 'Les Telework Guys^TM. Touts droits réservés.